精细化管理在企业保密管理工作中的应用

                                           ——陈昊

为应对新形势下保密工作面临的严峻形势和市场经济的客观要求，切实加强国防科技工业的保密工作，2009年国家军工保密资格认证委颁布了新的《武器装备科研生产单位保密资格管理办法》，对国防科技工业的保密管理工作提出了更加具体、严格的要求，迫使企业进一步明确保密责任、规范工作程序、细化工作标准，推动企业建立更加科学、合理的保密管理体系。因此，在企业保密管理工作中要树立精细化管理理念，实施精细化管理措施，不断提升企业保密管理水平。

精细化管理是一种先进的管理理念和管理技术，能够解决企业保密管理工作中要求宽泛、执行散漫、考核难以量化的问题，以“精、准、细、严”的管理思想为原则，在保密管理工作中综合运用细化、量化、流程化、标准化、协同化等手段，对原有的企业保密管理模式进行剖析，针对管理中存在的保密职责内容笼统，工作要求不具体，管理制度定性的多，定量的少，缺乏保障措施，教育培训只重视形式，未重视培训效果等问题，从职责、制度、日常管理、保密教育、监督管理等方面入手，细化、量化企业保密管理工作，增强执行力，提高管控力，进而达到提升企业保密工作管理水平的目的。

一、保密责任的精细化管理

原保密资格认证标准未分别对各类人员保密责任提出要求，因此企业在制定保密责任时，存在要求不具体、操作性差等问题，涉密人员责任书中未能充分体现各岗位保密职责的不同，没有责任明确的实施条款，不利于保密责任的落实。新标准将涉密人员分为五类即法定代表人、分管保密工作负责人、其他负责人、涉密部门负责人以及涉密人员，根据五类人员在企业业务工作中的不同作用，遵循“业务谁主管，保密谁负责”的保密工作责任机制，分别提出了不同的保密责任要求。根据新标准企业在制定保密责任时要精细化，应针对不同的岗位和人员，从领导责任、管理责任、执行责任三个方面对涉密岗位职责进行细化、量化，将保密责任和涉密人员的职权范围和岗位业务充分融合，提出具体、明确的保密责任内容、工作要求、奖惩和监督考核措施，逐步实现将保密责任制转化为岗位操作规范。

二、保密制度的精细化

企业保密管理制度的精细化在于实现保密管理制度的科学合理、要求明确、操作性强。依据新《标准》要求，结合企业实际情况，从行为要求、执行责任、操作程序、监督措施、奖惩等方面入手，细化完善制度内容，分层次建立涵盖企业保密工作的制度体系，第一层为企业基础性保密管理制度，内容应包括指导思想、工作原则、管理体制、职责分工等，这些制度是制定其他制度的依据和基础。第二层为企业日常保密管理制度，主要为规范各业务领域的保密管理工作，体现各业务领域的特点。比如：要害部门、部位管理制度侧重要害部门、部位的审批程序、防护措施、人员管理；涉密载体的管理制度强调载体从产生到销毁的整个控制过程；涉密会议管理要突出会议场地选择、参会人员管理、涉密载体管理、会议设备管理。第三层为企业基层部门的保密管理制度，结合本部门的业务流程，按照本部门工作特点量身定制的保密管理措施，制度应简明扼要，易记、易懂、易操作，将责任和措施落实到具体人员和业务工作中。比如：人事部门保密管理制度应围绕涉密人员的上岗、在岗、离岗等环节以及涉密人员保密教育培训的管理，设计符合自身业务特点的保密管理规定。第四层为制定专项保密规定，针对重点工程、重大活动和专项任务的特点和要求，提出符合专项工作流程的保密要求。

三、保密日常管理工作的精细化

实现保密日常管理工作的精细化，就是将保密管理工作流程化。企业要对保密管理工作进行细化分解，按照业务工作实施过程，把工作划分为若干个前后相连的环节，将业务工作环节中的保密管理细化为工序流程，将保密工作流程化之后，要针对流程的各个环节制定详细的操作标准，并按照标准进行保密日常管理。例如：针对涉密资料的复印环节，制定详细的操作要求，首先承办人填写国家秘密载体准印证，准印证内容包括：原文的名称、文号、密级，原文的管理者，复印的理由等内容，然后经承办人所在基层领导、保密办、企业主管领导逐级审查，批准后到指定地点复制，最后，使用完毕后的复印件，由原文管理部门负责收回、销毁，这样复制涉密载体的整个过程杜绝了人在执行过程中的主观性和随意性，避免了泄密隐患的存在。保密工作流程化，不仅增强了规定的可执行性，有效落实了保密工作，而且有利于对保密工作进行深入分析，不断优化，提高保密工作效率。

四、保密教育培训精细化

增强针对性，提高培训效果是保密教育培训精细化的主旨。保密教育培训要根据具体的目标要求和人员结构制定教育培训内容，使之与岗位涉密业务实际紧密结合，实现“学以致用”，达到教育培训的目的。首先，细化培训对象，企业领导干部参加保密知识教育培训，就是使他们认识到保密工作是企业重要的管理环节，提高自身保密技能，认真履行保密职责。其他涉密人员的培训教育，应把重点放在使他们掌握在业务工作中应保守哪些国家秘密，掌握一定的保密技能。企业员工的保密宣传教育，是为了提高他们的保密意识，树立正确的保密观念。

其次，细化培训环节，针对上岗前保密教育培训，在岗保密教育培训，离岗涉密岗位保密教育培训，出国（境）前保密教育培训，参加外场试验前保密教育培训，制定明确培训目标，提高培训效果。

最后，保密教育培训方式可多种多样，针对企业的业务工作领域，人员结构等特点，可采用广播、录像、办培训班、知识竞赛、征文等形式，同时还可以根据不同情况采取不同的教育方式。例如：可将保密教育与业务学习充分结合，在举办的各种业务培训期间适时加入保密教育，把业务工作和保密工作联系起来；可将常规教育与随机教育相结合，除了常规的保密教育培训外，还利用突发的各种泄密事项进行案例分析，从中吸取教训；可将保密教育与保密检查相结合，教育与检查是相辅相成的，在检查中发现问题，当面指出，既讲清错在哪里，又讲清为什么错，如何整改，把教育寓于检查中，使人心悦诚服，有益于开展保密工作。

五、保密监督管理精细化

为了实现保密监督管理的精细化，可在企业基层部门与企业保密工作目标之间建立清晰的量化关系，并纳入部门年终绩效考核。企业可参考保密资格认证标准量化企业保密管理工作，在企业基层部门、人员的业务工作中，根据其涉及保密要求部分的工作内容、工作量大小、难易程度及涉密等级，划定分值，并定期对保密工作的开展情况进行监督管理，最终将评定结果纳入部门和涉密人员的绩效考核中，促进企业保密工作的开展。

信息化条件下的保密工作是一项十分精细的工作，任何一点纰漏，都可能造成无法挽回的损失，因此，推行精细化管理对企业保密资格认证工作有着重要的现实意义。保密工作无小事，做好保密管理中的细化、量化工作，实现保密工作的流程化、标准化，规范日常保密管理工作，提早发现泄密隐患和薄弱环节，以确保国家秘密安全。